Política de conservación del correo electrónico

Una política de conservación del correo electrónico (ERP) es un procedimiento definido que determina cuánto tiempo deben permanecer los correos electrónicos en una solución de archivado antes de su eliminación. Se utiliza como protección legal si se necesitan pruebas de la comunicación por correo electrónico en un juicio o para cumplir la normativa gubernamental. Una política de conservación del correo electrónico debe cubrir todos los correos electrónicos enviados o recibidos por una organización y establece criterios sobre cuánto tiempo deben conservarse y de qué manera deben eliminarse del archivo de correo electrónico.

Un aspecto importante de una política de conservación del correo electrónico es la automatización tanto del archivado como de la eliminación de todos y cada uno de los correos electrónicos. Es decir, los correos electrónicos deben eliminarse del sistema de forma sistemática y sin intervención manual. Así se evita el error humano y, a su vez, se reduce el riesgo de infringir las leyes y normativas aplicables.

Directrices para una política adecuada de retención de correos electrónicos

Aunque todas las empresas son diferentes, hay ciertos factores clave que pueden servir de guía para establecer una ERP:

• Cumplimiento normativo: muchas empresas tienen que ajustarse a la normativa federal o estatal, que les obliga a facilitar correos electrónicos durante una investigación o incluso una auditoría.
• Descubrimiento legal: e-discovery se encuentra en la mayoría de los estatutos federales y estatales. El descubrimiento, un proceso legal importante en los procesos judiciales, permite a los abogados solicitar información relevante para un caso que puede llevar a descubrir información importante y pertinente para el caso. Todas las partes en un juicio o causa penal deben proporcionar esta información en la parte de descubrimiento al comienzo del proceso.
• Gestión del conocimiento: las ERP permiten mantener los documentos de los empleados, como datos personales, estadísticas financieras, información sobre nóminas, revisiones de rendimiento, auditorías internas, etc.
• Retenciones legales: incluso con una política de retención de correo electrónico en vigor, la eliminación automática de los correos electrónicos archivados puede ser un problema. Gracias a la capacidad de retención, los correos electrónicos estarán disponibles para los tribunales durante la fase de presentación de pruebas en los procedimientos judiciales.
• ERP por escrito: una política formal por escrito ahorrará tiempo y dinero cuando una organización se vea sometida a una auditoría. Una ERP puede ayudar a guiar la fase de descubrimiento de cualquier procedimiento legal.
• Periodo de conservación: las políticas de conservación del correo electrónico a largo plazo aumentan el riesgo de que se produzcan vulnerabilidades de seguridad o se divulgue información confidencial. Las políticas prolongadas también aumentan la exposición a un examen legal. Por otra parte, las políticas breves pueden afectar negativamente a la productividad, sobre todo en el caso de los empleados y directivos de larga duración, que consultan antiguas cadenas de correo electrónico para recordar decisiones adoptadas con anterioridad. Además, las políticas breves pueden infringir la normativa gubernamental o sectorial que exige que determinados tipos de datos se conserven durante un periodo mínimo de tiempo.

Dado que el correo electrónico se ha convertido en un elemento imprescindible en todos los aspectos del mundo profesional, ya sea empresarial o de otro tipo, las empresas han empezado a imponer políticas de conservación de correo electrónico rigurosas como forma de garantizar la protección legal y la eficiencia de la empresa. El riesgo de sufrir sanciones económicas por un mal mantenimiento de la catalogación y el archivado del correo electrónico puede tener efectos a largo plazo, por lo que una ERP adecuada es una necesidad para cualquier empresa hoy en día.