Compresión de correo electrónico

La compresión de correo electrónico consiste en reducir el tamaño de los archivos de correo electrónico (así como el de los archivos adjuntos). Suele formar parte de los sistemas de archivo de correo electrónico.

Cuando se complementa con deduplicación, copias de seguridad offline o en la nube y stubbing de archivos, la compresión de correo electrónico permite reducir al mínimo los costes de archivado y almacenamiento. Tanto si se gestiona un servidor de correo electrónico de una pequeña empresa como una amplia red de correo empresarial, el almacenamiento de la correspondencia entre los empleados hace necesaria la compresión para evitar costes de almacenamiento innecesarios y cumplir con los estándares de e-discovery.

Técnicas de compresión de correo electrónico

Las técnicas de compresión de correo electrónico incluyen:

• Almacenamiento de instancia única: Un medio para maximizar la eficiencia del almacenamiento mediante la eliminación de copias duplicadas de cuerpos de mensajes y datos adjuntos. Varios archivos de la bandeja de entrada comparten una sola copia del correo electrónico o del archivo adjunto, lo que evita la redundancia.
• Eliminación de HTML: muchos programas de correo electrónico utilizan HTML para codificar y dar formato al mensaje escrito. El formato HTML puede aumentar considerablemente el tamaño de los archivos con respecto a un mensaje de texto sin formato, y el formato significa que el propio mensaje se repite, lo que introduce redundancia y aumenta el tamaño de los mensajes. Esta técnica consiste en almacenar los mensajes de correo electrónico como texto sin formato en lugar de utilizar su contenido HTML original.
• Alias de archivos adjuntos: los archivos adjuntos de gran tamaño, tanto de ofimática como de imagen, suelen ser la causa de las elevadas tasas de crecimiento del almacenamiento de correo electrónico. Si los archivos adjuntos se envían a grupos de muchos destinatarios, los cuellos de botella en el ancho de banda pueden reducir considerablemente la velocidad de la infraestructura de correo electrónico de la empresa. La automatización puede eliminar los archivos adjuntos de gran tamaño y archivarlos aparte de los correos electrónicos. Así se reduce el tamaño de la bandeja de entrada de cada usuario y se pueden excluir cantidades considerables de datos de los índices de las bases de datos. De este modo se acelera el tiempo de consulta, lo que aumenta la productividad. También puede minimizar el uso de almacenamiento si varios usuarios han recibido los mismos archivos adjuntos.
• Compresión de datos sin pérdidas: el correo electrónico también puede comprimirse con técnicas de compresión estándar. Por ejemplo, un archivo de bandeja de entrada puede almacenarse en formato .zip o similar. Otro ejemplo: Microsoft Exchange utilizaba archivos .pst (un formato propietario) para comprimir y archivar las bandejas de entrada de los respectivos usuarios.

La compresión del contenido del correo electrónico ofrece una alternativa rentable a otras inversiones en almacenamiento transaccional. Al reducir la sobrecarga de almacenamiento del correo electrónico, las empresas ganan en productividad, reducen el gasto de mano de obra en el mantenimiento de los servidores de correo electrónico y cumplen eficazmente los requisitos legales de conservación de la correspondencia electrónica.