Archivado de correo electrónico

El archivado del correo electrónico consiste en capturar, conservar e indexar todos los mensajes entrantes y salientes, junto con los archivos adjuntos y los metadatos, para poder acceder a ellos en el futuro. Es como crear una biblioteca segura y organizada de todas tus comunicaciones por correo electrónico.

El archivado del correo electrónico va más allá del simple almacenamiento de mensajes antiguos en una carpeta. Se trata de la conservación segura y a largo plazo de mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos en un repositorio central a prueba de manipulaciones. Este archivo suele ser independiente de la bandeja de entrada diaria, lo que garantiza la defensa legal y evita el borrado accidental. 

Normalmente, el archivado de correo electrónico dispone de potentes funciones de búsqueda que facilitan la localización de mensajes concretos por remitente, destinatario, fecha o palabras clave para e-discovery, cumplimiento normativo o investigaciones internas. El proceso de archivado es especialmente necesario en los sectores regulados, donde es obligatorio cumplir las políticas de conservación de datos.

• El archivado de correo electrónico conserva e indexa de forma segura todos los correos electrónicos entrantes y salientes para futuros fines legales, de cumplimiento normativo y de acceso.
• Entre las ventajas clave se incluyen el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, la recuperación ante desastres, la mejora de la funcionalidad de búsqueda y una mejor gestión del almacenamiento.
• Las mejores prácticas para archivar el correo electrónico conllevan adherirse a las disposiciones de cumplimiento normativo, aplicar políticas de retención, garantizar la seguridad de los datos y dar prioridad a la experiencia del usuario.

Algunos dejan los mensajes en la bandeja de entrada y borran lo innecesario e ignoran el resto. Para quienes gestionan sus correos electrónicos de esta forma, a continuación se indican algunas ventajas clave del archivado de correos electrónicos que podrían estar perdiéndose:

• Cumplimiento normativo y retenciones legales: los correos electrónicos pueden ser una prueba crucial en las disputas legales o las investigaciones reglamentarias. El archivado garantiza que estén fácilmente disponibles si es necesario.
• Recuperación ante desastres: en caso de caídas del servidor o incidentes de pérdida de datos, el archivado de correos electrónicos proporciona una copia de seguridad fiable y evita la pérdida irreversible de datos. Si los correos electrónicos se almacenan en una ubicación aparte a través de servicios de archivado en la nube, puede constituir una capa adicional de seguridad de la copia de seguridad. 
• Función de búsqueda mejorada: puede utilizar palabras clave o filtros para buscar fácilmente los correos electrónicos archivados, lo que le permitirá encontrar información determinada con mayor rapidez que si rebusca en las bandejas de entrada.
• Almacenamiento en servidores: el archivado de correos electrónicos antiguos puede liberar un valioso espacio de almacenamiento en los servidores de correo, lo que mejora el rendimiento y la eficiencia. (Puede variar en función del proveedor de correo electrónico o de si se almacenan los correos en local o en la nube). 
• Gestión del conocimiento: los correos electrónicos archivados pueden actuar como un valioso repositorio de conocimiento institucional y comunicaciones pasadas.

Cuando se hace correctamente, el archivado del correo electrónico proporciona a las empresas una serie de ventajas. Una estrategia de archivado eficaz optimiza los flujos de trabajo, garantiza el cumplimiento normativo y puede evitar demandas judiciales. Tenga en cuenta estas prácticas recomendadas para sacar el máximo partido a su estrategia de archivado. 

Cumplimiento normativo

El archivado del correo electrónico no es solo una cuestión de comodidad; es fundamental para el cumplimiento normativo. La normativa impone periodos de conservación de datos, que a menudo varían según el sector. Una política de retención de correo electrónico bien definida garantiza su conservación durante el tiempo exigido.

Marcos normativos como la Ley de Transferibilidad y Responsabilidad del Seguro Sanitario (HIPAA) y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) exigen fuertes medidas de seguridad de datos para proteger la información personal. Proteja su sistema de archivado de correo electrónico con cifrado y controles de acceso. Las retenciones legales pueden requerir la conservación de determinados correos electrónicos. Su solución de archivado debe permitir una fácil recuperación para satisfacer las solicitudes de e-discovery, solicitudes formales de las partes en un caso legal para ver la información almacenada electrónicamente (ESI).

Por último, documente sus políticas y procedimientos para demostrar su cumplimiento normativo en las auditorías. También es importante tener en cuenta que el software de protección del correo electrónico puede ayudar a gestionar estas prácticas recomendadas y garantizar que su organización cumple la normativa y protege la información confidencial.

Políticas de retención

Las políticas de conservación establecen durante cuánto tiempo se archivan los correos electrónicos antes de eliminarlos. Se trata de un aspecto fundamental tanto para el cumplimiento de la legislación como para la gestión eficaz de los datos. Una política bien definida garantiza el cumplimiento de las normativas del sector sobre los periodos de conservación del correo electrónico y evita problemas legales. Además, las prácticas de eliminación claramente definidas liberan un valioso espacio de almacenamiento y agilizan las búsquedas al eliminar el desorden irrelevante.

Cuando elabore su política, tenga en cuenta la normativa pertinente, las necesidades específicas de su organización y la clasificación del correo electrónico para determinar los periodos de conservación adecuados. Tenga en cuenta las retenciones legales para conservar los correos electrónicos esenciales incluso después de su fecha de eliminación. 

Seguridad de datos y cifrado

El archivado del correo electrónico es un arma de doble filo. Aunque ofrece muchas ventajas, también conlleva la responsabilidad de proteger los datos confidenciales. El cifrado es la clave. El cifrado codifica el contenido del correo electrónico y lo hace ilegible sin una clave de descifrado, lo que protege la confidencialidad incluso en caso de filtración de datos.

El cifrado también protege contra modificaciones no autorizadas, lo que garantiza la integridad de los correos electrónicos archivados. Además, el cumplimiento normativo exige a menudo medidas de seguridad estrictas por lo que el cifrado es una de las mejores prácticas reconocidas.

Para reforzar la seguridad de su archivo de correo electrónico, aplique copias de seguridad y cifrado sólidos del correo electrónico tanto para los correos electrónicos almacenados como para los transferidos. Restringa el acceso con autenticación de usuario y exija registros de auditoría para rastrear la actividad.

Por último, actualice su software de archivado con los últimos parches de seguridad para eliminar vulnerabilidades. Visite nuestra entrada en el blog sobre los 13 tipos de amenazas de correo electrónico para obtener más información sobre la importancia de las prácticas recomendadas para proteger el correo electrónico. 

Experiencia del usuario y rendimiento

Un archivo de correo electrónico poco ágil puede mermar la productividad. Los usuarios merecen una experiencia fluida con funciones de búsqueda rápidas que utilicen palabras clave, filtros y fechas para localizar correos concretos. Los tiempos de recuperación rápidos son fundamentales para mantener la fluidez de los flujos de trabajo. Una interfaz intuitiva y accesible con menús claros facilita la navegación por los archivos.

La optimización del rendimiento va de la mano de la experiencia del usuario. Una indexación adecuada acelera las búsquedas, mientras que la compresión de datos ahorra espacio de almacenamiento sin afectar a la velocidad de recuperación. Un sistema escalable garantiza que el archivo se adapte a los crecientes volúmenes de correo electrónico manteniendo el rendimiento. Busque un software que ofrezca funcionalidades similares a las de su bandeja de entrada, como acciones de arrastrar y soltar para organizar los correos electrónicos, filtros de búsqueda conocidos y un etiquetado claro para las carpetas y los correos electrónicos archivados.

Al priorizar la experiencia del usuario y el rendimiento, las organizaciones pueden transformar su archivado de correo electrónico de un silo de datos en una herramienta valiosa que capacita a los usuarios para encontrar información de manera rápida y eficiente.

La mayoría de las plataformas de correo electrónico ofrecen la posibilidad de archivar mensajes en varias carpetas. Sin embargo, es posible que no sepamos cómo archivar un correo electrónico. A continuación explicamos paso a paso cómo archivar correos electrónicos en dos de las plataformas más populares del mundo: Microsoft Outlook y Gmail. 

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook

Esta es una guía rápida sobre cómo archivar correos electrónicos en Outlook:

1. Localice el correo electrónico: vaya a la carpeta de la bandeja de entrada o a cualquier otra carpeta que contenga el correo electrónico que desea archivar.
2. Seleccione el correo electrónico: haga clic en el correo electrónico que quiere archivar. También puede mantener pulsada la tecla Control (tecla Cmd para Mac) y hacer clic en varios correos electrónicos para archivarlos en bloque.
3. Botón de archivo: busque el botón de archivo. En Outlook para Windows, suele encontrarse en el grupo Eliminar de la cinta de opciones. También puede usar la tecla Retroceso como atajo para archivar.
4. Carpeta de destino (opcional): si se pregunta dónde van los correos electrónicos archivados en Outlook, se mueven a la carpeta Archivo por defecto.

¡Eso es todo! Los mensajes de correo electrónico seleccionados se moverán a la carpeta Archivo, lo que permite acceder a ellos fácilmente para consultarlos en el futuro, pero los elimina de la bandeja de entrada principal para ofrecer una vista más ordenada.

Cómo archivar correos electrónicos en Gmail

Archivar correos electrónicos en Gmail solo requiere los siguientes dos pasos:

1. Seleccionar los correos electrónicos: en la bandeja de entrada de Gmail, haga clic en la casilla situada junto a los correos electrónicos que quiera archivar.
2. Botón de archivado: localice el icono de archivado en la barra de herramientas en la parte superior de su bandeja de entrada. Se asemeja a una caja con una flecha hacia abajo.

¡Voilà! Los correos electrónicos seleccionados se trasladarán de su bandeja de entrada y se colocarán en la etiqueta Todo el correo. Siguen siendo accesibles, pero no saturarán la vista principal.

Consejo extra: Puede acceder a sus correos electrónicos archivados en cualquier momento haciendo clic en la etiqueta «Todos» del menú de la izquierda en Gmail.

El primer paso para elegir una solución de archivado de correo electrónico es plantearse para qué necesita su política de archivado de correo electrónico. En primer lugar, hay que entender en qué medida el archivado del correo electrónico puede ayudarle a cumplir sus requisitos de cumplimiento normativo. La solución que elija debe cumplir las normativas de retención de datos y seguridad propias de su sector.

A continuación, evalúe sus necesidades y recursos. Analice sus opciones de almacenamiento (en la nube, en local o híbrido) en función del presupuesto y las preferencias de control de datos. La seguridad es primordial, así que prioriza funciones como el cifrado, los controles de acceso y los registros de auditoría. 

La experiencia del usuario también es importante. Conviene asegurarse de que la solución ofrezca una interfaz fácil de usar, una búsqueda rápida y una recuperación eficaz con el fin de mantener la productividad de los usuarios. La escalabilidad y la integración son importantes a medida que crece el volumen de correo electrónico y la compatibilidad con los sistemas disponibles es una ventaja.

Si investiga a los proveedores, compara las funciones y aprovecha las pruebas o demostraciones, podrá encontrar una solución de archivado de correo electrónico que satisfaga adecuadamente sus necesidades, proteja los datos confidenciales y capacite a sus usuarios.

El archivado del correo electrónico es una herramienta sencilla pero indispensable en su cinturón de herramientas de ciberseguridad. Una gestión adecuada del correo electrónico puede reducir la posibilidad de amenazas maliciosas y minimizar drásticamente la superficie de ataque de su empresa.

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