Cómo hacer un backup de Microsoft 365

Microsoft 365 (antes Office 365) es una plataforma basada en la nube que permite a los empleados realizar tareas cotidianas en el trabajo, incluido el correo electrónico, la mensajería y la colaboración. Si los datos se eliminan accidentalmente, Microsoft proporciona cierta protección, aunque con capacidades limitadas. Microsoft de hecho recomienda que los clientes hagan copias de seguridad de sus datos de Microsoft 365 como parte del modelo de responsabilidad compartida para los servicios en la nube.

Las organizaciones afrontan peligros cada vez más serios, desde amenazas internas hasta grupos de ransomware que apuntan a servicios en la nube. Para mitigar el riesgo de pérdida de datos, se debe establecer un procedimiento de backup adecuado que permita el almacenamiento y la gestión de datos en la nube de aplicaciones de Microsoft 365.

A continuación, se presentan algunas aplicaciones y datos populares de Microsoft 365 que se pueden copiar.

• Exchange Online: Exchange Online es una solución centralizada de correo electrónico que ofrece Microsoft, y los datos que normalmente se copian incluyen buzones, correos electrónicos, calendarios, contactos, tareas, notas y carpetas.
• SharePoint Online: SharePoint Online es un sistema de gestión de documentos y colaboración basado en navegador. Puede hacer copias de seguridad de bibliotecas de documentos, archivos, carpetas, listas y elementos de listas, páginas del sitio, sitios y subsitios, sitios raíz y colecciones de sitios.
• OneDrive para empresas: OneDrive es un sistema de almacenamiento en la nube que sincroniza datos entre dispositivos. Puede realizar copias de seguridad de archivos, así como de las estructuras de carpetas de su OneDrive.
• Microsoft Teams: Microsoft Teams es un centro de comunicaciones que gestiona chat, llamadas de voz y videollamadas. Puede hacer una copia de seguridad de Teams, canales y pestañas.
• Microsoft 365 Groups: Este es un servicio de suscripción que proporciona otros servicios de Microsoft para una mejor colaboración. Puede hacer una copia de seguridad de buzones compartidos, calendarios, almacenamiento de archivos y herramientas de planificación.
• Microsoft Planner: Esta potente herramienta permite a los equipos gestionar tareas, proyectos y flujos de trabajo de forma conjunta. Puede hacer copia de seguridad de los planes, tareas y buckets de Planner.
• Microsoft Entra ID:Entra ID Los datos contienen información sobre objetos de identidad, acceso de seguridad, aplicaciones y datos de relaciones importantes relacionados con el control de acceso, autenticación y autorización para recursos en la nube y locales.

Como mencionamos anteriormente, Microsoft establece claramente en su modelo de responsabilidad compartida que es responsable de la infraestructura, y el cliente es responsable de sus propios datos. Microsoft ofrece retención limitada para elementos eliminados a través de su papelera de reciclaje. Por ejemplo, los datos de Exchange Online en la carpeta ‘Elementos eliminados’ se trasladan a la carpeta ‘Elementos recuperables’, donde se mantienen durante 14 días por defecto (aunque esto se puede extender a 30 días).

Las funciones nativas de restauración son limitadas, y gestionar archivos desde la Papelera de reciclaje no es lo ideal. Muchas organizaciones operan en que se rigen por normativas estrictas como HIPAA, GDPR y NIS2, que a veces exigen años de retención para ciertos tipos de datos. Estos requisitos superan con creces las limitadas protecciones de Microsoft, por lo que no son adecuadas.

Los ciberataques a Microsoft 365 están en aumento debido a la popularidad del ecosistema y su uso extensivo a nivel global. Algunos ejemplos de estas amenazas incluyen lo siguiente:

Ransomware

Los ataques de ransomware son actualmente una de las amenazas más comunes en este ecosistema. Los atacantes utilizan credenciales comprometidas para lanzar ataques que cifran archivos en OneDrive y SharePoint de la organización. Un ejemplo reciente es Storm-0501, un actor de amenaza que comprometió cuentas locales en las instalaciones antes de pasar a la nube. Desde allí, se exfiltraron datos, se destruyeron archivos y copias de seguridad, y se exigió un rescate. Este incidente no es aislado, forma parte de una tendencia creciente de datos almacenados en la nube que son objetivo de ransomware.

Usurpaciones de cuentas

Las usurpaciones de cuentas ocurren con frecuencia, permitiendo a los intrusos eliminar correos electrónicos, robar datos o lanzar ataques internos. Sin copias de seguridad adecuadas, las organizaciones pierden el acceso a comunicaciones y documentos vitales de forma permanente.

Error humano

Los usuarios eliminan archivos accidentalmente de vez en cuando, y los archivos eliminados que pasan desapercibidos más allá de la ventana de recuperación nativa predeterminada no se pueden recuperar. Eliminar accidentalmente un sitio completo de SharePoint o vaciar la carpeta incorrecta de un buzón puede borrar meses de trabajo si no se detecta y restaura a tiempo.

Amenazas internas

Las amenazas internas realizan acciones dirigidas y maliciosas contra una organización y pueden eliminar archivos sin levantar sospechas. Las acciones maliciosas de los usuarios son difíciles de rastrear y provocan la pérdida de datos y horas de trabajo.

Las organizaciones tienen varias opciones para realizar backups de los datos de Office 365: utilizar métodos manuales, herramientas de terceros o Microsoft 365 Backup.

Exportaciones manuales

Algunas organizaciones intentan configurar copias de seguridad manuales exportando buzones a archivos PST o descargando bibliotecas de SharePoint. Este método es gratuito, pero requiere mucho trabajo y no es escalable para grandes empresas. Las exportaciones manuales no permiten restauraciones en un punto específico en el tiempo a menos que se capturen y almacenen múltiples versiones de cada copia de seguridad manual. La recuperación es compleja y requiere experiencia en PowerShell y procesos manuales para restaurar relaciones y dependencias.

Soluciones de backup de terceros

Microsoft recomienda utilizar una solución de copia de seguridad de terceros para protección de datos . Algunas de las ventajas que ofrecen estas soluciones de terceros incluyen la recuperación granular para la restauración de archivos individuales, el cifrado y el escaneo de malware durante la restauración de datos.

Backup de Microsoft 365

La solución de copia de seguridad nativa de Microsoft, una herramienta de copia de seguridad integrada que puede restaurar elementos de OneDrive, SharePoint y Exchange Online, es otra opción, pero como se señaló anteriormente, tiene limitaciones. El servicio crea puntos de restauración con opciones de restauración exprés para acelerar los tiempos de recuperación. Utiliza almacenamiento de copia de seguridad de solo añadir como protección contra sobrescrituras maliciosas.

Las copias de seguridad iniciales suelen tardar 15 minutos por cada 1.000 unidades de protección, y el sistema ofrece funciones completas de restauración de sitios y cuentas. Las organizaciones deben evaluar el período de retención de Microsoft y las capacidades de restauración granular en comparación con sus requisitos de cumplimiento y recuperación antes de decidir si es una solución de copia de seguridad viable.

Implementar el backup y recuperación de Microsoft 365 requiere más que simplemente elegir una herramienta. Las organizaciones necesitan seguir las prácticas recomendadas que aborden requisitos técnicos y operativos antes de tomar una decisión. Estos incluyen lo siguiente:

Automatización de backup

Es probable que los procesos de backup manuales fallen cuando se depende de los miembros individuales del equipo para realizarlos. Las copias de seguridad automáticas diarias proporcionan una cobertura constante y se ejecutan según un horario.

Pruebas de restauración

La validación y prueba de copias de seguridad son partes fundamentales de un plan de recuperación ante desastres (DR). Las pruebas de sus copias de seguridad deben programarse trimestralmente, simulando diferentes escenarios como una recuperación completa del sitio desde la copia de seguridad, o pruebas más granulares para verificar si archivos individuales son recuperables. Probar sus procedimientos de restauración de datos le permite verificar que sus datos de backup funcionan como se espera y son confiables.

Controles de acceso basados en roles

Los permisos de restauración deben limitarse a miembros específicos del equipo, y deben establecerse registros de auditoría para todas las actividades de copia de seguridad y restauración. El objetivo es limitar el peligro potencial que representan las amenazas internas y el acceso no autorizado a su sistema de backup.

Monitorizar las tasas de éxito

Las copias de seguridad fallidas deben investigarse inmediatamente para que la causa pueda ser abordada y resuelta lo antes posible.

Barracuda Cloud-to-Cloud Backup supera la limitada retención de datos de Microsoft al proporcionar protección integral en todo su entorno de Microsoft 365. Protege Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams, Planner (Básico), OneNote, Microsoft 365 Groups y Entra ID, sin dejar ningún dato crítico fuera.

Los datos de OneNote se pueden respaldar y exportar, pero la restauración a Microsoft 365 ya no se admitirá a partir de marzo de 2025 debido a cambios en la API de Microsoft.

Retención y almacenamiento

Barracuda le permite almacenar sus copias de seguridad durante períodos más largos, perfecto para sectores que están obligados a retener datos durante varios años. Con Cloud-to-Cloud Backup de Barracuda, puede realizar copias de seguridad y proteger una cantidad ilimitada de datos con Barracuda Cloud Storage.

Opciones de recuperación granular

La flexibilidad de recuperación es importante al responder a incidentes. Barracuda permite la restauración a múltiples niveles: correos electrónicos individuales, archivos, carpetas, buzones enteros o sitios completos de SharePoint. Busca en todos sus datos respaldados para encontrar elementos específicos, filtra por fecha, remitente, asunto o contenido para que pueda restaurar solo aquello que necesita.

Backups automáticos diarios

La plataforma realiza copias de seguridad automáticas, capturando cambios y asegurando que sus datos se mantengan actualizados. Las capturas frecuentes minimizan la posible pérdida de datos en casos de desastre, de modo que pueda restaurar elementos sin perder períodos prolongados de trabajo. Los usuarios también tienen la opción de iniciar copias de seguridad 'a demanda' en cualquier momento.

Detección y protección frente a ransomware

La detección avanzada de amenazas supervisa los backups en busca de firmas de ransomware y patrones sospechosos al restaurar. También cuenta con una purga retardada en la nube para crear un margen que no elimina los datos de Microsoft 365 inmediatamente después de haber sido eliminados, dándole más tiempo para restaurarlos.

Detección de malware en la restauración

Barracuda Cloud-to-Cloud Backup incluye detección avanzada de malware que escanea los datos antes de que se restauren en sus sistemas de producción. Esto es importante porque el malware que fue respaldado antes de ser identificado como una amenaza podría potencialmente restaurarse semanas o meses después. El sistema utiliza Barracuda Advanced Threat Protection (ATP) para escanear firmas de malware y asegurar que la restauración de datos no desencadene infecciones de malware.

Protección con aislamiento físico

Sus backups se almacenan en una ubicación aislada físicamente, completamente aislada y desacoplada de la infraestructura de Microsoft 365. Si los atacantes logran entrar en su entorno de Microsoft 365, no pueden acceder, cifrar o eliminar sus datos de copia de seguridad.

Interfaz de usuario y panel de control

El nuevo panel rediseñado le ofrece visibilidad en todos sus servicios de Microsoft 365. Controle el estado de su backup, el consumo de almacenamiento y las actividades de recuperación, todo desde una sola interfaz en lugar de cambiar entre herramientas e informes en diferentes sistemas.

El proceso de backup comienza con una conexión segura entre la plataforma de Barracuda y su tenant de Microsoft 365. La autenticación sigue las mejores prácticas de seguridad de Microsoft y utiliza protocolos seguros. Una vez conectados, Barracuda realiza una copia de seguridad inicial de todos los datos seleccionados.

Todas las copias de seguridad posteriores para Microsoft 365 son incrementales para Exchange, SharePoint, OneDrive y Teams, recogiendo solo los cambios desde la última copia de seguridad. Esto minimiza el consumo de ancho de banda y reduce los tiempos de copia de seguridad. El sistema rastrea los cambios a nivel individual en lugar de hacer copias de seguridad de contenedores completos repetidamente.

Las transferencias de datos entre Microsoft 365 y Barracuda se realizan a través de conexiones cifradas utilizando TLS. Los datos permanecen cifrados en reposo utilizando cifrado AES-256. Barracuda aloja más de una docena de ubicaciones de almacenamiento regional de Azure en todo el mundo, lo que garantiza la disponibilidad de copias de seguridad incluso durante interrupciones del servicio. Para mayor seguridad, Barracuda mantiene tres copias externas de sus archivos de copia de seguridad para garantizar la redundancia y seguridad.

Cuando necesite restaurar datos, Barracuda le ofrece múltiples opciones. Las operaciones de restauración rápida extraen datos directamente desde el almacenamiento a Microsoft 365, recreando automáticamente las estructuras de carpetas y los permisos. Para escenarios en los que necesite revisar los datos antes de restaurarlos, puede exportar datos o descargar archivos específicos para su inspección.

La plataforma mantiene registros detallados de todas las actividades de backup y restauración, y rastrea el acceso a las copias de seguridad, la actividad de restauración de datos y cuándo ocurrieron estas operaciones. El rastro de auditoría respalda los requisitos de cumplimiento normativo y también es útil durante los incidentes de seguridad.

Calcule sus necesidades de backup y comprenda cuáles son sus requisitos de almacenamiento y los posibles costes para su organización. Inicie una prueba gratuita y experimente la protección de Cloud-to-Cloud Backup de Barracuda para sus datos de Microsoft 365.